お薬の注文

　火曜日は週に1回、まとめて薬の注文をする日だそうです。緊急を要するものでなければ、1週間のうちに在庫が減ってきた薬をリストアップしておいているそうです。

　注文する卸業者は4つ。

　リストアップの際は、この薬は、どの卸かをEXCELで作成した紙ベースの一覧表とにらめっこをしながら調べていました。そして卸ごとにリストを手書きで作るのです。頻回に注文する薬はどの卸か、だんだん憶えていくようになるそうです。

　こうやって作成された手書きのリストを、火曜の午前9時に電話を掛けてくる約束になっている卸に口頭で伝えるそうです。


問題点は
　①折角、EXCELのリストがあり薬ごとに卸の名前が書かれているのだが、検索は人力。
　②注文が口頭であり、聞き間違いの危険がある。
　③注文したという控えが残らない。
　④忙しい火曜の朝にいっぺんに電話がかかってくる。
　⑤忙しい時に、リストの薬を順に読み上げていく時間の無駄。

などなど・・


　先週、EXCELで注文用のFAXのフォーマットを作成しました。薬の名前をプルダウンメニューで入力すると、メーカー、卸、包装単位がルックアップされてくる仕組みです。卸ごとにデータを抽出してFAXの出来上がりとなります。
　このFAXを火曜日の手が空いている時間に卸の受注担当者宛に送ればいいのです。送った用紙を残しておけば、控えにもなりますし、エクセルのデータをコピーしておくとどの薬がどのくらい動いているのかの統計もとれるはずです。

　単純なことですが、利便性、安全性は向上するはずです。

　たぶん、何年もルールが変わらず、同じことをしていたんでしょうね。

　こんなことを少しずつ直していかないといけませんね。